PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES PROFESSIONNELS DE L’AP-HP

NOTE D’INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES DES PROFESSIONNELS DE L’AP-HP

L’Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) accorde une grande importance à la confidentialité et à la sécurité de vos données personnelles. La présente notice a pour objet de vous informer sur les conditions de leurs traitements. Vos données sont collectées par l’AP-HP en qualité de « responsable de traitement » dans le cadre de la gestion de la relation de travail.

La notion de professionnel au sens du présent document recouvre l’ensemble des personnes exerçant une activité avec ou pour le compte de l’AP-HP, quel que soit leur lien contractuel. Elle inclut les candidats au recrutement, les professionnels titulaires et contractuels, les intérimaires, les vacataires, les apprentis et alternants, les stagiaires, ou encore les personnels mis à disposition, toutes directions et sites confondus. Les anciens professionnels de l’AP-HP restent également concernés lorsque certaines de leurs données doivent être conservées pour des obligations légales et réglementaires.

Pourquoi vos données personnelles sont collectées par l’AP-HP ?
Vos données personnelles sont collectées pour assurer la gestion administrative et opérationnelle de votre activité professionnelle. Cela inclut :
•    La gestion des ressources humaines (ex. : organisation du travail/ de l’activité, planning, annuaires, carrières, mobilité, formation, promotions, sanctions élections professionnelles) ;
•    La gestion de la rémunération (paiement des salaires, frais professionnels, déclarations fiscales et sociales) ;
•    Le contrôle des accès et la sécurité logiques et physiques (ex. : badges, vidéosurveillance, accès et usage des équipements informatiques) ;
•    La médecine du travail (ex. : suivi médical, déclarations d’accidents du travail) ;
•    Les services (ex. : restauration, événements syndicaux sociaux ou culturels,) ;
•    La communication interne (ex. : diffusion d’informations, enquêtes, évènements, appels à projets, jeux) ;
•    L’organisation et la gestion du pilotage des activités ou services, l’optimisation des ressources et la recherche scientifique en sciences humaines et sociales

Les traitements mis en œuvre à l‘AP-HP s’inscrivent dans le cadre d’une obligation légale ou contractuelle à laquelle l’AP-HP est soumise, conformément aux délibérations de la CNIL. Le cas échéant, certains traitements seront mis en œuvre sur la base de l’intérêt légitime de l’AP-HP ou du consentement (ex. : aides et politiques sociales).

Quelles données personnelles sont collectées ?
Selon les finalités décrites ci-dessus, sont notamment collectées les données suivantes : vos données (i) d’identité (ex : noms, prénoms, adresse et numéro de téléphone, photographie, n°RPPS), (ii) liées à votre carrière (ex. : CV, formations, évaluations professionnelles, collaboration à des recherches), (iii) nécessaires à l’organisation de votre travail (ex. : nature du contrat, dotation en équipements informatiques, données de connexion aux outils métiers), (iv) nécessaires à la rémunération (ex : RIB, congés, absences, frais professionnels, restauration) et le cas échéant, (v) liées à votre vie familiale ou à vos loisirs pour bénéficier des services offerts par le comité d’entreprise ou assimilé (ex. : nombre d’enfants ou de personnes à charge).

Combien de temps sont-elles gardées ?
Vos données sont en général conservées pendant votre période d'emploi, sous réserve de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données ou de professionnel imposant une durée de conservation plus ou moins longues.

Qui a accès à vos données personnelles ?
Vos données sont réservées pour les besoins de leurs missions aux membres habilités de la direction des ressources humaines de l’AP-HP (les services en charge de la paye et de l’administration du personnel) et dans certains cas aux gestionnaires des services de sécurité, administratifs, logistiques et informatiques de l’AP-HP.

Certaines de vos données peuvent être transmises à des tiers autorisés (ex.: organismes d'assurances sociales, chômage, retraite et prévoyance, organismes comptables et financiers intervenant dans la gestion des comptes, autorités de police ou judiciaires, CNIL, etc.) et à nos prestataires de services ou sous-traitants intervenant pour le compte et sur les instructions de l’AP-HP. Dans le cadre des projets auxquels certains professionnels de l’AP-HP participent (ex. : personnels participant à des recherches), les partenaires de l’AP-HP sont également susceptibles en tant que responsable de traitement de traiter certaines de leurs données personnelles. Le cas échéant et dans le respect des dispositions légales, certaines données sont aussi susceptibles de faire l’objet d’une publication en application des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l’administration. L’AP-HP s’assure dans tous les cas que ses partenaires s’engagent à respecter la réglementation en matière de sécurité et de confidentialité des données personnelles, y compris en cas de transfert de données hors de l’Union Européenne.

Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?
Vous disposez d’un droit d’accès, d’information, d’opposition, de rectification de limitation et de portabilité de vos données sous réserve des dispositions légales. Vous disposez également d’un droit à définir des directives sur la conservation, l’effacement et la communication de ces données après votre décès.

Pour toute question sur vos données personnelles :
•    Contacter votre gestionnaire RH
•    Ou encore écrivez un mail à l’adresse dpo@aphp.fr
•    En cas de difficulté et si vous estimez que vous droits ne sont pas respectés, vous pouvez saisir la CNIL https://cnil.fr/fr
La présente notice d’information et toutes mises à jour ultérieure figure sur le site intranet de l’AP-HP https://aphp-pro.aphp.fr/SitePages/Home.aspx .